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Nov

30

Facturación por computador y legislación Colombiana

By Jose Antonio Cely Saidiza

Para los que de una u otra forma participamos en el desarrollo de software que implica facturación, siempre nos queda la duda si se requiere o no autorización de la DIAN.
Si se le pregunta a un Contador o incluso a algún fucionario de la DIAN, contundentemente dicen «SI», pero si se les pide un soporte o ley concreta, que lo diga de manejar clara y concisa ( algo así como «TODO sofware desarrollado debe ser autorizado por la DIAN «), es cuando empiezan las evasivas, por que eso, hasta donde sabemos, ninguna ley lo dice :D …
Al respecto Fabian Barrera Florez, un legendario analista, programador y paisano, hizo una pequeña investigación y me la envió por mail, a continuación trancribo el mail:

—–
De: Alexis Barrera
Para: Jose Antonio Cely Saidiza
Asunto: facturas
Fecha: Fri, 26 Nov 2010 18:38:05 -0500

Ke tal?

Bueno, cansado de esperar que alguien me diera razón sobre el asunto de la facturación por computador me puse a averiguar yo mismo, y me encontré con unas resoluciones que daban unos requisitos más bien absurdos para tener un software autorizado, pero en algunos lados hablaban de una maravillosa resolución 8998 que hacía esa autorización opcional, pero en ningún lado encontré el texto de esta bendita resolución.

Finalmente se me dio por entrar a la página de la DIAN y buscar una FAQ (cosa que debí haber hecho al comienzo). En fin, la razón que nos interesa es esta:

¿De acuerdo con la resolución 8998 de 1998, debe entenderse que se puede facturar sin tener software autorizado?

Quienes estén obligados a expedir factura o documento equivalente no requieren autorización del software de facturación.

De modo que no hay problema, siempre y cuando la factura impresa cumpla con los requisitos de ley.

Otras respuestas sobre el asunto:

¿Las entidades que emiten documento equivalente a la factura mediante computador, requiere solicitar autorización del software correspondiente?
Quienes estén obligados a expedir factura o documento equivalente no requieren autorización del software de facturación.

¿Cuál es la diferencia entre la factura por computador y la factura de talonario o papel?.

La facturade talonario o de papel es aquella que reúne los requisitos establecidos por los artículos 617, 618 y 618-3 del estatuto tributario. La facturapor computador además de los requisitos anteriormente señalados permite al software asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del impuesto sobre las ventas.

¿Quienes utilicen el sistema de facturación por computador, están obligados a conservar una copia física de cada factura que expidan?

Quienes utilicen el sistema de facturación por computador, no están obligados a conservar una copia física de cada factura que expidan.

El adquirente de un bien o servicio se encuentra obligado a recibir la factura?

La obligación de expedir factura conlleva el reciproco derecho de exigirla y recibirla.


¿El prefijo de la numeración de la facturación por computador debe estar preimpreso o puede ser impreso por el sistema computacional?

El prefijo constituye parte del número de la factura, por lo cual requiere de su preimpresión por medios tipográficos, litográficos o de técnicas similares, o por el sistema cuando se trate de factura por computador.

¿Que se requiere para que se considere que una factura es expedida por computador?

Para que se considere que una facturaes expedida por computador es necesario que se utilice este medio y que el software permita asociar la identificación del articulo o servicio a la tarifa del IVA correspondiente, en la que interactúen la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a las ventas; por cuanto sin se cumplen las exigencias normativas y no se utiliza un programa bajo los supuestos anteriores no puede considerarse como facturación expedida por computador.

Sin embargo la cosa no es tan sencilla si se quiere emitir facturas electrónicas, ya que en ese caso el software debe tener certificación ISO 9001:2000. Si quiere saber más, también hay una sección FAQ en la dian sobre facturas electrónicas.

Suerte.

Gracias Fabian por su investigación… algún lector con comentarios al respecto? algún abogado?

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