Jose Antonio Cely Saidiza

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Nov

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Facturación por computador y legislación Colombiana

By Jose Antonio Cely Saidiza

Para los que de una u otra forma participamos en el desarrollo de software que implica facturación, siempre nos queda la duda si se requiere o no autorización de la DIAN.
Si se le pregunta a un Contador o incluso a algún fucionario de la DIAN, contundentemente dicen «SI», pero si se les pide un soporte o ley concreta, que lo diga de manejar clara y concisa ( algo así como «TODO sofware desarrollado debe ser autorizado por la DIAN «), es cuando empiezan las evasivas, por que eso, hasta donde sabemos, ninguna ley lo dice :D …
Al respecto Fabian Barrera Florez, un legendario analista, programador y paisano, hizo una pequeña investigación y me la envió por mail, a continuación trancribo el mail:

—–
De: Alexis Barrera
Para: Jose Antonio Cely Saidiza
Asunto: facturas
Fecha: Fri, 26 Nov 2010 18:38:05 -0500

Ke tal?

Bueno, cansado de esperar que alguien me diera razón sobre el asunto de la facturación por computador me puse a averiguar yo mismo, y me encontré con unas resoluciones que daban unos requisitos más bien absurdos para tener un software autorizado, pero en algunos lados hablaban de una maravillosa resolución 8998 que hacía esa autorización opcional, pero en ningún lado encontré el texto de esta bendita resolución.

Finalmente se me dio por entrar a la página de la DIAN y buscar una FAQ (cosa que debí haber hecho al comienzo). En fin, la razón que nos interesa es esta:

¿De acuerdo con la resolución 8998 de 1998, debe entenderse que se puede facturar sin tener software autorizado?

Quienes estén obligados a expedir factura o documento equivalente no requieren autorización del software de facturación.

De modo que no hay problema, siempre y cuando la factura impresa cumpla con los requisitos de ley.

Otras respuestas sobre el asunto:

¿Las entidades que emiten documento equivalente a la factura mediante computador, requiere solicitar autorización del software correspondiente?
Quienes estén obligados a expedir factura o documento equivalente no requieren autorización del software de facturación.

¿Cuál es la diferencia entre la factura por computador y la factura de talonario o papel?.

La facturade talonario o de papel es aquella que reúne los requisitos establecidos por los artículos 617, 618 y 618-3 del estatuto tributario. La facturapor computador además de los requisitos anteriormente señalados permite al software asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del impuesto sobre las ventas.

¿Quienes utilicen el sistema de facturación por computador, están obligados a conservar una copia física de cada factura que expidan?

Quienes utilicen el sistema de facturación por computador, no están obligados a conservar una copia física de cada factura que expidan.

El adquirente de un bien o servicio se encuentra obligado a recibir la factura?

La obligación de expedir factura conlleva el reciproco derecho de exigirla y recibirla.


¿El prefijo de la numeración de la facturación por computador debe estar preimpreso o puede ser impreso por el sistema computacional?

El prefijo constituye parte del número de la factura, por lo cual requiere de su preimpresión por medios tipográficos, litográficos o de técnicas similares, o por el sistema cuando se trate de factura por computador.

¿Que se requiere para que se considere que una factura es expedida por computador?

Para que se considere que una facturaes expedida por computador es necesario que se utilice este medio y que el software permita asociar la identificación del articulo o servicio a la tarifa del IVA correspondiente, en la que interactúen la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a las ventas; por cuanto sin se cumplen las exigencias normativas y no se utiliza un programa bajo los supuestos anteriores no puede considerarse como facturación expedida por computador.

Sin embargo la cosa no es tan sencilla si se quiere emitir facturas electrónicas, ya que en ese caso el software debe tener certificación ISO 9001:2000. Si quiere saber más, también hay una sección FAQ en la dian sobre facturas electrónicas.

Suerte.

Gracias Fabian por su investigación… algún lector con comentarios al respecto? algún abogado?

??

18 Responses so far

Ya hace un rato de ese correo. Hay que aclarar que aunque para facturar por computador no hay exigencias en el software, para emitir facturas electrónicas sí, ya que la DIAN exige que la empresa que venda el software de facturación posea certificaciones vigentes de calidad ISO 9001:2000 en el proceso de facturación.

Gracias por la información, actualmente estamos mirando el tema de facturación por computador y nos encontramos con una opción que es la posibilidad de facturar utilizando recursos de software en la nube ….www.billingboss.com….www.suntek.com.co…. creemos que sigue aplicando el concepto general establecido por la DIAN en cuanto al uso de software en la emisión de facturas……cual es su opinion. Gracias nuevamente. Para las PYMES con pocos recursos las opciones de sofware libre son un elemento que nos permite competir en el mercado.

Hola queria saber si este software de gestion y facturacion puede ser usado en Argentina. Alguna ayuda?

1. HOMBRE quisiera que por favor me ayudaran, es qu eestoy un poco confundido en cual es la diferencia de facturación por computador y factura electrónica. 2. estoy realizando un software de punto de venta (POS) la factura que este software me genere seria legal ante la DIAN?. como es eso de la certificacion iso 9001:2000? lo necesita tener mi software o no. como es solo para punto de venta. GRACIAS DE ANTEMANO

Segun el art. 684-2 del estatuto tributario, la DIAN tiene facultad de decir cuales controles son razonables y cuales no. el detalle es que no contempla los parametros para dar tal opinion. y la Resolución 03878 de 1996 no menciona autorizaciones, solo requisitos tecnicos

Para ELKIN Says

La factura por computador es diferente de la factura electrónica. Mientras la factura electrónica no solo debe ser expedida (generada y numerada), sino también entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos en su integridad, incluido el sistema técnico de control, la factura por computador es generada y entregada directamente por el emisor al adquirente de bienes o servicios en forma física en el local, consultorio o establecimiento de comercio por quien la emite, como se manifiesta por la DIAN en su oficio 044125 de 2008.

Sobre la autorizaciòn del sofwar para facturar por computador, la resoluciòn 3878 de junio 28 de 1996 establece que:

Quienes utilicen el sistema de facturación por computador deben solicitar la autorización del software, salvo que se utilice papel de facturación con la preimpresión de los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario.

Perdòn software

La resolución 8998 de 1998 establece que:

Articulo 1: Utilización optativa del sistema aplicativo de facturación.

Las personas que utilicen el mecanismo de facturación por computador o por maquina registradora POS, tendrán las siguientes opciones, a partir del 1 de enero de 1999:

a. Continuar aplicando los mecanismos de facturación por computador o POS, que venían utilizando, sin que requieran para ello autorización del software por parte de la DIAN.

b. Utilizar el SAF debidamente aprobado por la DIAN.

Hace un tiempo un paisano (David Izquierdo) se tomo la molestia de presentar su solicitud por escrito a la DIAN.
La DIAN le respondio por escrito, y él me la envió al correo. Con la autorización de él la adjunto!

La pueden descargar http://josecely.tecsua.com/consulta_dian_2011.pdf

Saludos ( y gracias David)

Saludos a Todos.

Sé que esta entrada es algo antigua pero en ningún comentario pude leer acerca de la similitud que existe entre la factura electrónica y la factura de computador. La similitud es que las dos son realizadas por un software indiferentemente del lenguaje de programación utilizado. Aquí el problema es cómo se expide dicha factura. Si yo tengo un software en mi PC, servidor o cualquier ordenador que contenga dicho software, el cual está destinado para facturación por computador, y doy acceso a los clientes vía internet o intranet al ordenador para que descarguen la factura y la impriman, seguiría siendo una factura de computador pero es al mismo tiempo una factura electrónica. Entonces la factura por computador y la factura electrónica teóricamente no tienen diferencia ya que no se ha especificado los apartes técnicos que diferencia una de la otra. Dicha información debe contener todo lo relacionado con puertos y redes para que se pudiese diferencia una de la otra.

Saludos Nuevamente.

Bien, escribo ahora para dar un vínculo donde la DIAN especifica que la factura por computador se diferencia de la electrónica en la expedición y entrega física. La factura por computador debe ser impresa por el vendedor o prestador del servicio y además debe ser entregada al comprador o usuario de manera física. Link:

http://www.actualicese.com/normatividad/2008/10/10/oficio-101018-de-10-10-2008/

señores, les tengo el concpeto de la DIAN donde dice que no se valen facturas en EXCEL ni el WORD, por cuanto lo que se necesita es verificar que no exista duplicidad en las facturas.
No se necesita permiso de la DIAN para que el software circule, pero si se necesita que sea un software especial de facturacion, mas no así solo excel y ya.

les dejo el link

http://www.fastauditores.com/fast/files/documents/Boletines/226.pdf

leanse solamente el primer concepto.

Es obligatorio que el emisor firme las facturas por computador??

Deben tener mucho cuidado los que piensan ahorrarse unos pesos utilizando sistemas de facturación en la nube extranjeros gratuitos. La DIAN ha establecido para el 2014 nuevos reportes en la información exógena, que implican reportar la máquina (algún servidor en otro país), el prefijo y rango utilizado, y las ventas por tarifa de iva o impuesto al consumo y los medios de pago utilizados. Este tipo de reportes no se los va a generar el software libre, pero tienen que ver con cruces para devoluciones de IVA, y son complejos porque una factura puede tener varias tarifas y varios medios de pago.

De acuerdo con Juan Alberto,

Sin embargo un poco fuera de contexto lo del software libre.
GATRIS no es lo mismo que SOFTWARE LIBRE.

Conozco ( y vendo!) software para facturación, tanto libre como privado, que realiza todo lo que dices. Prefijos, rangos, diferentes impuestos, etc… en fin, meras formulas que aparentan ser complejas pero que si las desglosas terminan siendo las sumas y restas de siemre… Creo que precisamente las tecnologías libres son las que más rápido y fácilmente se adaptan a estos cambios, que son constantes.
Saludos

si tengo autorizacion de numeracion por talonario , puedo implsantar mi software conservando la numeracion o siguiendo el consecutivo

saludo,
no abandone el blog.
tiene buen contenido buenos lectores, actualicelo

edith

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